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Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 在建立內容索引時，會使用存取帳號來對每個內容索引中所含的網站、伺服器及網路資源進行編目。存取帳號的權限則會決定編目的成功與否。
在根據 Windows SharePoint Services編目網站時，如果存取帳號對 SharePoint Team Services 伺服器陣列具有管理存取權，則編目工作的效果最好。存取帳號應為 SharePoint Administration 群組的成員。
如果存取帳號不是 SharePoint Administration 群組的成員，雖然伺服器會編目網站，但是內容索引並不安全，因為所有的使用者都可以存取文件。此外，有些資料可能不會被納入內容索引中，因為帳號很可能無法存取 Windows SharePoint Services 網站下所有的網站。
在根據 SharePoint Team Services v1.0 編目網站時，必須將存取帳號指定為管理員角色。
預設的內容存取帳號必須具有被編目的網站及伺服器的「讀取」權限。此外，這個帳號必須具有前述權限，才能夠根據 Windows SharePoint Services 及 SharePoint Team Services 來編目網站。
SharePoint Portal Server 建立網際網路上網站的內容索引時，會先提供預設的內容存取帳號。如果這個帳號尚未設定，SharePoint Portal Server 便會提供匿名帳號。如果您有使用 Proxy 伺服器，則用來存取網際網路的帳號必須擁在 Proxy 伺服器上的特定權限，如此才能建立網際網路上網站的內容索引。如果沒有這種權限，您就只能編目您內部網路上的內容。
在安裝 SharePoint Portal Server 時，您通常會指定預設的內容存取帳號。這個帳號適用於所有的內容來源。如果想要為特定的內容來源設定帳號，您可以為該內容來源定義網站或路徑規則，然後將某個帳號指定給它。如果沒有為某個內容來源指定網站存取帳號，SharePoint Portal Server 在存取該內容來源處的內容時，便會使用預設的內容存取帳號。
SharePoint Portal Server 通常會先使用 NTLM 認證，如果該認證無法使用，才會使用基本驗證。透過基本驗證傳送的認證並不安全。
SharePoint Portal Server 在連線至設定資料庫、或將索引從索引管理伺服器傳播到搜尋伺服器時，使用的是設定資料庫管理帳號。這個帳號必須是搜尋伺服器上本機管理員群組的成員。
索引管理伺服器會編目內容，以便將它加入到內容索引中。搜尋伺服器會執行查詢。您將內容索引從索引管理伺服器傳播到另一部伺服器，釋放資源以供目的伺服器上的其他程序使用。目的伺服器可以是專用的搜尋伺服器，或者是也在執行其他元件的伺服器。
您可以指派一部伺服器專門建立及更新內容索引，另一部伺服器處理查詢。您在第一部伺服器 (索引管理伺服器) 上建立內容索引，然後將內容索引傳播到第二部伺服器 (搜尋伺服器)。耗費資源的程序只限於在專門編製索引的伺服器上進行，不會影響到專門搜尋的伺服器效能。