設定可使用電子郵件的文件庫

Microsoft Windows SharePoint Services 併入將文件庫連結到基於 Microsoft Exchange 2000 或更新版本之公用資料夾的功能。附加到公用資料夾中郵件的任何文件都可以自動插入文件庫；然後文件庫會顯示該文件，以及 [寄件者] 地址、主旨行及將附件插入文件庫的日期與時間。請注意，電子郵件訊息的本文不會予以保留。它會留在公用資料夾中，但不會傳送到文件庫。

使用者可以輕易地向公用資料夾傳送帶有附加文件的電子郵件，該文件會自動新增到 SharePoint 網站上正確的文件庫。例如，如果您使用 XML 範本存放發票資訊，則使用者可以填寫 XML 發票，並使用電子郵件將其傳送到公用資料夾。然後該 XML 檔案會被張貼到文件庫，用於累積成更大的發票報表，或以便更易取得。

關於電子郵件及文件庫安全性

此功能依賴電子郵件來傳送文件，它與所有電子郵件訊息使用相同的安全性原則。在啟用此功能之前，您應當注意下列問題及弱點：

• 因為電子郵件訊息可以跨過防火牆，所以外部使用者可以使用此方法向內部 SharePoint 網站傳送文件。此方法對很多分析藍本 (如從欄位向內傳送費用報告) 都很有用，但它也會對不想要的垃圾郵件開啟您的網站。如需控制公用資料夾中垃圾郵件的相關資訊，請參閱 Exchange 2000 Server 文件。
• 因為電子郵件訊息會攜帶帶有病毒的文件，所以您的網站上可能會有帶病毒的文件。不過，從電子郵件附件插入文件庫的文件可以像文件庫中的任何其他文件那樣進行病毒掃描。如需 Windows SharePoint Services 中病毒掃描的相關資訊，請參閱設定防毒保護。
• 因為電子郵件地址可以捏造，所以 [寄件者] 地址會在文件內容中予以保留，並會在文件庫中顯示出來。信任 [寄件者] 地址應當與信任其他電子郵件地址的程度相同。
• 為使此功能生效，文件庫允許從電子郵件附件匿名插入。您無法控制誰具有將附加文件新增到此文件庫的權限。不過，您可以控制誰能夠直接將文件新增到文件庫，也可以控制誰具有使用 Exchange 使用者管理工具張貼到公用資料夾的權限。
• 與任何公用資料夾或文件庫相同，可能會有惡意的使用者新增過多的文件，以致網站或伺服器的儲存容量已滿，從而使其他使用者無法存取網站或伺服器。請務必控制具有公用資料夾存取權限的使用者清單，並考量使用配額來控制網站的大小。如需配額的相關資訊，請參閱設定網站配額及鎖定。

此功能遵守文件庫被封鎖的副檔名原則。副檔名在伺服器層級被封鎖的任何文件，都會被封鎖新增至可使用電子郵件的文件庫。例如，如果檔案的副檔名為 .exe，您將其傳送到公用資料夾，則該檔案不會傳送到文件庫。如需被封鎖之檔案類型的相關資訊，請參閱設定被封鎖的副檔名。

工作方式

Microsoft SharePoint Timer Service 控制檢查公用資料夾新附加文件的時間。當 SharePoint Timer Service 事件執行時，該服務會檢查公用資料夾中的新文件，並將它們插入文件庫。SharePoint Timer Service 只插入文件，它不更新、覆寫或刪除文件。如果將同一文件多次新增到公用資料夾，則該文件會在文件庫中多次出現。不過，文件庫中的每個文件都有唯一的檔名 (藉由向檔名結尾新增數字自動產生，如新增 1，這樣第二次新增 filename.doc 時它會變為 filename1.doc)。

您可以針對任何文件庫，或基於文件庫範本的任何清單使用此功能，如圖片庫或自訂文件庫。傳送到文件庫的資料以及文件都是固定的。插入文件時，會忽略文件庫內容中指定的其他任何欄位 (甚至必要欄位)。

管理公用資料夾

啟用此功能之前，您必須先設定 Exchange 公用資料夾使用 Windows SharePoint Services。設定此功能之後，您必須繼續從 Exchange 內執行公用資料夾管理工作。

若要使用此功能，您必須使用 Exchange 2000 管理工具執行下列動作：

• 建立公用資料夾
• 向適當的 Windows SharePoint Services 應用程式集區帳號授與讀取權限。如果您為所有虛擬伺服器使用一個帳號，請向該帳號授與存取權。如果每個虛擬伺服器使用不同的帳號，則必須向虛擬伺服器帳號授與適當公用資料夾的存取權。

  如果您偏好不向應用程式集區帳號授與存取權，則可以向匿名使用者帳號授與讀取公用資料夾的權限。這種方法與向應用程式集區帳號授與存取權相比，較為不安全。

• 判定允許哪個電子郵件通訊群組清單張貼到公用資料夾，並向該清單授與適當的公用資料夾存取權。
• 為公用資料夾建立電子郵件地址，並啟用公用資料夾接收電子郵件訊息。
• 繼續管理公用資料夾及公用資料夾的存取權。

如需 Exchange 2000 中管理公用資料夾及管理使用者存取權的相關資訊，請參閱 Microsoft Exchange 2000 文件。

啟用文件庫的電子郵件存取權

若要啟用此功能，您必須是本機伺服器系統管理員，或 SharePoint 管理員群組的成員。您可以藉由在 [虛擬伺服器一般設定] 頁面上選取選項來啟用或停用此功能。在您為虛擬伺服器啟用此功能之後，該虛擬伺服器上的任何網站管理員都可以在其網站上為文件庫啟用此功能。

設定虛擬伺服器允許可使用電子郵件的文件庫

1. 按一下 [開始]，並依序指向 [所有程式] 及 [系統管理工具] 後，再按 [SharePoint 管理中心]。
2. 在 [虛擬伺服器設定] 下，按一下 [設定虛擬伺服器設定]。
3. 在 [虛擬伺服器清單] 頁面上，選取要使用的虛擬伺服器。
4. 在 [虛擬伺服器設定] 頁面的 [虛擬伺服器管理] 下，按一下 [虛擬伺服器一般設定]。
5. 在 [可使用電子郵件的文件庫] 區段中的 [此虛擬伺服器上的文件庫可接收電子郵件附件] 旁，按一下 [是]。
6. 在 [公用資料夾伺服器及根路徑] 方塊中，鍵入主控公用資料夾之 Exchange 伺服器上根資料夾的路徑。
7. 在 [檢查公用資料夾中的新電子郵件] 下，藉由選取下列其中一項，指定檢查公用資料夾中附件的頻率：
   • 每 ___ 分鐘

     鍵入再次檢查之前等待的分鐘數。

   • 每小時在 ___ 與 ___ 分鐘之間

     鍵入要在哪兩個時間之間進行檢查。例如，在 10 與 20 分鐘之間指定在 1:10 與 1:20，2:10 與 2:20 等時間之間隨時檢查公用資料夾。指定範圍則允許每個網頁伺服器在該範圍內不同的時間處理電子郵件附件，以便伺服器陣列中的所有前端網頁伺服器不會同時檢查 Exchange 伺服器。

   • 每天在 ___ 與 ___ 之間

     鍵入要在哪兩個時間之間處理每日電子郵件附件。

   預設值是每小時，在 0 與 59 分鐘之間。

8. 按一下 [確定]。

如果已在虛擬伺服器層級啟用了此功能，則該虛擬伺服器上任何網站的任何管理員 (或其他具有 [管理清單權限] 權限的使用者) 都可以設定文件庫連結到公用資料夾。

設定文件庫允許電子郵件插入

1. 瀏覽要使用的文件庫。
2. 在 [動作] 下，按一下 [修改設定及欄]。
3. 在 [一般設定] 下，按一下 [變更進階設定]。
4. 在 [文件庫進階設定: 程式庫名稱] 頁面 [電子郵件設定] 下的 [公用資料夾地址] 方塊中，鍵入到要連結之 Exchange 公用資料夾的路徑。

   此路徑相對於 [虛擬伺服器一般設定] 頁面上指定的路徑。例如，如果虛擬伺服器指定 http://伺服器名稱/public 作為公用資料夾的根路徑，則到資料夾的完整路徑為 http://伺服器名稱/public/資料夾名稱，您應該在 [公用資料夾地址] 方塊中鍵入 /資料夾名稱。

5. 按一下 [確定]。

Internet Explorer 增強型安全性設定及可使用電子郵件的文件庫

啟用「Internet Explorer 增強型安全性設定」時，可使用電子郵件的文件庫功能會因為驗證錯誤而發生問題。若要解決此問題，請執行下列其中一項動作：

• 使用 [控制台] 中的 [新增或移除程式]，停用執行 Windows SharePoint Services 之每台伺服器上的「Internet Explorer 增強型安全性設定」。
• 將執行 Microsoft Exchange Server 的伺服器名稱新增至登錄。如果您選擇此選項，則必須在執行 Windows SharePoint Services 的每台伺服器上執行此步驟。

新增 Exchange 伺服器名稱至登錄

1. 依序按一下 [開始] 及 [執行]，並在 [開啟] 方塊中鍵入 regedit 後，再按 [確定]。
2. 在 [登錄編輯器] 中，使用視窗左窗格中的資料夾導覽樹，跳至下列路徑：

   HKCU\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet Settings\ZoneMap\Domains

3. 在 [網域] 上按一下滑鼠右鍵，並指向 [新增] 後，再按 [機碼]。
4. 鍵入 Exchange 公用資料夾伺服器的網域名稱。

   例如，如果您的公用資料夾伺服器及根路徑設定為 http://myexchange/public，則輸入「myexchange」。

5. 在新機碼上按一下滑鼠右鍵，並指向 [新增] 後，再按 [DWORD 值]。
6. 針對新值的名稱，請鍵入與此伺服器通訊所使用的通訊協定：http、https 或 ftp。
7. 在新 DWORD 項目上按一下滑鼠右鍵，再按 [修改]。
8. 在 [數值資料] 方塊中，指定想要 Exchange Server 所在的 Microsoft Internet Explorer 區域：
   • 如果要將網站置於 [近端內部網路] 區域，請鍵入 1。
   • 如果要將其新增至 [信任的網站] 區域，請鍵入 2。
9. 按一下 [確定]。
10. 使用視窗左窗格中的資料夾導覽樹，跳至下列機碼：HKLM\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet
11. 在 [EscDomains] 上按一下滑鼠右鍵，並指向 [新增] 後，再按 [機碼]。
12. 在此資料夾中重複步驟 4 到 8。
13. 關閉 [登錄編輯器]。
14. 按一下 [開始]，再按 [執行]。
15. 在 [開啟] 方塊中，鍵入 cmd，再按 [確定]。
16. 在命令提示字元視窗中，鍵入 net start sptimer。

執行這些步驟後，應對可使用電子郵件的文件庫執行驗證。