管理提醒

因為基於 Microsoft Windows SharePoint Services 的網站是用來協助使用者群組協同工作，所以這些網站容易快速成長且變更頻繁。使用者要想追蹤這些變更會很困難，尤其是當他們不是每天檢查網站的話。為協助使用者及時瞭解網站的最新變更，Windows SharePoint Services 併入了稱為「提醒」的功能，這是一種電子郵件通知服務。當建立、修改或刪除執行 Windows SharePoint Services 之伺服器上的文件、清單或清單中的項目時，加入提醒的使用者會收到訊息，通知他們所進行的變更。

附註  在 Microsoft 的 SharePoint Team Services v1.0 中，提醒稱為 Web 訂閱，但功能上沒有顯著變化。

使用者可以建立提醒以追蹤網站內的項目，如：

• 清單 — 當清單發生變更時，通知使用者。例如，新增、刪除或變更清單中的項目時。
• 清單項目 — 通知使用者清單中特定項目的變更。
• 文件庫 — 當文件庫變更時，通知使用者。例如，新增、刪除或變更文件庫中的文件時，或新增、變更、刪除、關閉或啟動文件的網路討論區時。
• 文件 — 當特定文件變更時，或新增、變更、刪除、關閉或啟動文件的網路討論區時，通知使用者。

重要  必須先在伺服器或虛擬伺服器層級設定電子郵件伺服器設定，提醒才能在特定網站運作。如需相關資訊，請參閱設定電子郵件設定。

當使用者為這些項目中的一個建立提醒時，可指定哪些類型的事件將觸發提醒。可以在新增、更新或刪除文件庫或清單中的文件或清單項目時，或當文件或清單上的網路討論區變更時，產生提醒。使用者可指定每當他們想要追蹤的清單、清單項目、文件或文件庫發生任何變更時，收到其中一個事件或所有事件的通知。

使用者還能夠決定想要收到提醒的頻率：立即、每日或每週。立即提醒會以個別電子郵件訊息傳送；每日或每週提醒則會合併成整個網站的摘要訊息。

使用者可使用其網站之 [網站設定] 頁面上的 [我在這個網站的提醒]，來變更其提醒。

附註   使用者必須具有 [檢視項目] 權限 (預設包含在 [參與者] 網站群組中) 以加入提醒。

自訂提醒訊息文字

針對 Windows SharePoint Services，您可以自訂提醒訊息的內容。請記住，儘管您可以改變訊息內容，但尚沒有識別及抽取文件或清單項目內準確文字變更的機制。不過，您可以自訂訊息中的文字，以及重新排序、新增或移除訊息中的欄位。

附註  您必須是本機伺服器電腦上的管理員，才能編輯 Windows SharePoint Services 的 XML 範本。

立即、每日及每週提醒的訊息文字是以伺服器電腦上 XML 範本系列的內容為基礎。若要自訂訊息文字，必須編輯含訊息文字的 XML 範本。範本儲存在前端網頁伺服器上，位於 \\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\60\Template\LCID\XML，其中 LCID 是地區識別碼。下列表格中描述了含提醒訊息文字的範本。

注意  編輯任何 Windows SharePoint Services XML 範本會破壞範本，從而破壞傳送提醒的機制。請確定僅編輯範本中的訊息文字，並保留原始範本的備份複本，以防您需要回復為原始範本。如需自訂 XML 範本的相關資訊，請參閱 Windows SharePoint Services Software Development Kit。

可以編輯 XML 範本以包含下列任一標籤：

附註  在 XML 範本中，您使用數值而不是文字來指定頻率及事件類型。因此，如果您想要將 AlertFrequency 設為每週，可在範本中使用值 2，而不是鍵入「每週」。

可以使用任何 XML 編輯工具 (如 [記事本]) 來編輯範本。請記住，您對此訊息文字所做的任何變更都會用於傳送給伺服器所有使用者的所有提醒訊息。如果您是在伺服器陣列環境，則必須編輯伺服器陣列中每個伺服器上的範本，或將已編輯的範本複製到伺服器陣列中的每個伺服器。您必須是本機伺服器電腦的管理員，才能編輯 Windows SharePoint Services 的 XML 範本。

設定及管理提醒

您可以檢視網站或子網站的提醒，以及刪除不再需要的提醒。

如果您是伺服器管理員或 SharePoint 管理員群組的成員，亦可使用 [SharePoint 管理中心] 頁面來設定提醒的設定，如下：

• 檢視提醒設定。
• 啟用或停用提醒。
• 指定使用者可以建立的提醒數。

如果您是伺服器管理員，則亦可使用 Stsadm.exe 命令列工具來設定提醒設定。使用命令列，可以：

• 啟用或停用提醒。
• 指定使用者可以建立的提醒數。

提醒是使用 Windows SharePoint Services 電子郵件設定來傳送提醒項目。設定提醒設定時，請務必仔細地檢查虛擬伺服器的電子郵件設定。如需相關資訊，請參閱設定電子郵件設定。

管理網站提醒

可以使用 [HTML 管理] 頁面來檢視及刪除網站上的提醒。若要管理提醒，可使用 [網站管理] 頁面中的 [管理使用者提醒] 頁面。

管理提醒

1. 在網站 [網站設定] 頁面上的 [管理] 之下按 [跳至網站管理]。
2. 在 [管理和統計] 之下按 [管理使用者提醒]。
3. 在 [管理使用者提醒] 頁面上，選取 [顯示提醒對於] 方塊中的使用者名稱，並按一下 [更新]。
4. 若要刪除提醒，請選取提醒旁邊的核取方塊，再按一下 [刪除選取的提醒]。

設定虛擬伺服器的提醒

您還可以變更虛擬伺服器的提醒設定。您在虛擬伺服器上所做的變更會影響該虛擬伺服器下所有網站。若要變更虛擬伺服器的設定，可使用 [虛擬伺服器設定] 頁面上的命令。您必須是 SharePoint 管理群組成員或本機電腦的管理員，才能變更虛擬伺服器設定。

設定虛擬伺服器的提醒

1. 在有虛擬伺服器的伺服器上按一下 [開始]，並指向 [所有程式] 及 [系統管理工具] 後，再按 [SharePoint 管理中心]。
2. 在 [管理中心] 頁面的 [虛擬伺服器設定] 之下，按 [設定虛擬伺服器設定]。
3. 在 [虛擬伺服器清單] 頁面上，按一下要設定的虛擬伺服器。
4. 在 [虛擬伺服器設定] 頁面的 [虛擬伺服器管理] 之下，按 [虛擬伺服器一般設定]。
5. 在 [提醒] 區段的 [這個伺服器上的提醒] 旁邊，按一下 [啟用] 或 [停用]。
6. 在 [使用者可以建立的提醒數目上限] 下，指定使用者可以建立有限或無限的提醒數。
   • 如果您想要限制使用者可建立之提醒的數目，請指定使用者可建立的提醒數。
   • 如果您想要使用者能夠隨意建立多個提醒，請選取 [無限制]。
7. 按一下 [確定]。

使用命令列設定提醒

您可以從命令列，使用 Stsadm.exe 搭配 GetProperty 和 SetProperty 作業來管理提醒。您可以設定下列內容以設定提醒的運作方式。

下列範例顯示停用提醒時使用的語法：

stsadm.exe -o setproperty -p <port> -pn alerts-enabled 
-pv false

相關主題

如需使用系統管理工具或在命令列設定內容的相關資訊，請參閱Windows SharePoint Services 系統管理工具簡介及命令列內容。

[提醒] 功能依賴您為伺服器或虛擬伺服器設定的電子郵件設定及計時器服務設定。如需設定電子郵件設定的相關資訊，請參閱設定電子郵件設定。如需 Microsoft SharePoint Timer Services 的相關資訊，請參閱排程定好時間的工作。