管理未使用的網站

基於 Microsoft Windows SharePoint Services 的網站可能因多種原因而不使用：網站可能是為與專案相關的文件設定的，但專案已完成；或者使用者可能在試用 Windows SharePoint Services 時建立了一個以後不會再使用的網站。因為未使用的網站會佔據伺服器的空間，所以網站擁有人檢查其網站以查看其是仍需要還是未使用十分重要。在 Windows SharePoint Services 中，新的管理選項可讓您自動將通知傳送給網站擁有人，要求他們確認其網站在使用中。您還可以自動刪除未經確認的網站。這些功能會為您提供一個方法以控制伺服器上未使用的網站數目。

網站使用確認與使用者的網站提醒一樣運作。建立網站時，會將它們新增至資料庫並記錄為作用中網站。達到管理員定義的指定時間後，會向網站擁有人傳送電子郵件通知，要求擁有人或是重新啟動，或是刪除未使用的網站。通知電子郵件文字包含包含確認網站是在使用中或是刪除網站集合的連結。傳送通知後，可能有三種結果：

• 如果網站處於使用中，網站擁有人會按一下連結以確認網站在使用中而保留該網站。擁有人按一下確認連結後，會重新啟動計時，在相同的時段後重新通知擁有人。
• 如果網站未在使用中，網站擁有人可藉由遵循通知電子郵件中的說明來刪除網站，也可以不執行任何操作。網站擁有人會繼續接收到定期的電子郵件通知 (由管理員定義時段)，直到確認網站在使用中或刪除該網站為止。
• 如果網站未在使用中，並且您已經開啟了自動刪除功能，則向網站擁有人查詢數次 (次數特定，且由管理員設定)，如果未確認在使用中，則會將網站自動刪除。

自動刪除是進階管理功能，它可以刪除以後不再使用的網站，無需任何人工管理介入也無需任何備份機制。若要防止網站在沒有任何通知的狀況下被刪除，必須在啟用自動刪除之前，啟用網站使用確認。同時，必須永遠在刪除網站之前，至少傳送給網站擁有人兩個確認通知。除預設所包括的這些基本保護措施外，還建議您考慮下列最佳措施：

• 建立網站時，要求第二位連絡人。

  使用者建立網站時，會將使用者列示為網站擁有人。根據您的設定，使用者也必須指定網站的第二位連絡人。會自動傳送確認通知給網站擁有人及第二位連絡人 (如果存在的話)。如需相關資訊，請參閱設定自助網站建立。

• 在兩次確認之間及自動刪除之前設定合理的間隔。

  例如，如果在四週內找不到網站擁有人，而且會在四次收不到每週一次的確認後即刪除網站，則可能會刪除該網站，而不再允許使用者確認。如果您在公司內部啟用此功能，請確保在設定確認及刪除間隔時，考慮到了組織中關於渡假及休假的原則。

• 定期備份網站，以便一旦不小心刪除網站，您還可以還原最近的複本。

  例如，如果您設定在每月的第五天執行確認及自動刪除，請制定原則以在第四天備份伺服器。若要自動執行此程序，請在 Microsoft SQL Server 中建立儲存的程序，以檢查網站表格並自動備份排程要刪除的所有項目。如需 SQL Server 的相關資訊，請參閱 Windows SharePoint Services Software Development Kit。

設定網站使用確認及刪除

您可以設定數種設定來控制確認與自動刪除階段之間的時間長度。您可以設定下列項目：

• 何時開始傳送網站使用確認通知

  初始通知值控制何時將第一個確認通知傳送到新網站，或已經確認為正在使用中的網站。此值不控制通知的頻率，僅控制傳送初始通知之前要等待的天數。

• 檢查需要確認之網站的頻率及傳送通知的頻率

  頻率值會影響檢查伺服器的頻率及傳送確認通知的頻率。如果您將頻率設定為每週，則會每週檢查一次伺服器，且也會在檢查伺服器後立即傳送一次通知。

• 何時執行檢查及傳送通知

  變更此時間以適應您的環境。例如，如果您的大部份使用者是白天在線上並使用伺服器，請選擇夜裡伺服器不太忙的某個時間。

• 允許自動刪除前傳送多少個通知

  調整此數字以確保在刪除網站前，網站擁有人會接收到通知。通知的數量也取決於頻率，因此，如果指定每日檢查，且在刪除前提醒三十次，則會在刪除網站前的一個月內每天通知網站擁有人一次。

請確定根據您組織的內容來將這些時間設定得較有用及較合理。在使用者可能需要將資料儲存一段時間的較大組織中，請指定較長的間隔。例如，180 天後傳送通知，每月通知一次，六個月無確認後刪除。如果您管控免費的客戶網站，可選擇縮短這些間隔。例如，45 天後傳送通知，每週通知一次，四週後刪除。如果您管控付費的客戶網站，則不能使用此功能，除非您有可讓您在要求時還原網站的自動備份策略。

下表列出您在 [使用確認及自動刪除來設定網站集合] 頁面上會看到的每個設定及預設值與最小值。

在使用以上預設值的分析藍本中，在 90 天後傳送第一個通知。會在之後的五週內每週傳送一次通知。在初始通知後的第六週，如果沒有確認網站，則會刪除該網站。如果任何時候確認了網站為正在使用中，會重設計數，且在 90 天內擁有人不會再接收到其他通知。

附註  如果由於任何原因，無法查詢電子郵件通知 (例如，SMTP 伺服器已關閉 )，則不會增加計數。例如，如果傳送了三個通知，在下周將傳送第四個通知時，SMTP 伺服器已關閉，而在該天無法傳送第四個通知，那麼計數不會增加。下周當資料庫重新檢查時，會傳送第四個通知，程序將從此處繼續。

確認及自動刪除功能依賴 Microsoft SharePoint Timer Service 執行定好時間的工作。您在這裡所指定的時間及間隔與使用 Windows SharePoint Services 的 SharePoint Timer Service 所執行的任何其他工作遵循相同的規則。如需相關資訊，請參閱排程定好時間的工作。

啟用網站使用確認及自動刪除

使用 [HTML 管理] 頁面中的 [使用確認及自動刪除來設定網站集合] 頁面，在虛擬伺服器層級管理未使用的網站。您必須是伺服器電腦的管理員或 SharePoint 管理員群組成員才能存取此管理頁面。網站使用確認及自動刪除預設為關閉。

開啟使用確認及自動刪除來設定網站集合頁面

1. 按一下 [開始]，並依序指向 [所有程式] 及 [系統管理工具] 後，再按 [SharePoint 管理中心]。
2. 在 [管理中心] 頁的 [虛擬伺服器設定] 下，按一下 [設定虛擬伺服器設定]。
3. 在 [虛擬伺服器清單] 頁上，按一下要設定的虛擬伺服器。
4. 在 [虛擬伺服器設定] 頁面的 [自動化網站集合管理] 下，按一下 [使用確認及刪除來設定網站集合]。

網站使用確認預設為關閉。如果您要求使用確認，可以指定傳送第一個通知前等待的間隔，以及網站使用未確認時繼續傳送通知的頻率。會將通知傳送到網站擁有人及第二位擁有人 (如果已經識別了第二位連絡人) 網站中指定的電子郵件地址。

啟用及設定電子郵件確認通知

1. 在 [使用確認及自動刪除來設定網站集合] 頁面的 [確認和自動刪除設定] 區段中，選取 [傳送電子郵件通知給未使用的網站集合的擁有人] 核取方塊。
2. 在 [在網站集合建立或確認使用 ___ 天後開始傳送通知] 方塊中，鍵入網站建立或確認使用後傳送通知前等待的天數。

   例如，如果您輸入 60 天，則使用者建立網站後，將在 60 天後接收到第一個通知。如果使用者確認網站在該時正在使用中，則會在另一個 60 天後接收到其他通知。

3. 在 [檢查未使用的網站集合，____ 傳送通知，並於 ____ 執行檢查] 方塊中，指定每天、每週或每月，再指定每日執行檢查的時間。
4. 按一下 [確定]。

在啟用自動刪除前，必須先啟用及設定電子郵件確認通知。

啟用及設定自動刪除

1. 啟用及設定電子郵件確認通知。
2. 選取 [若是未確認使用，則自動刪除網站集合] 核取方塊。
3. 在 [傳送 ___ 份通知後刪除網站] 方塊中，指定在刪除網站前要傳送的電子郵件通知數目。
4. 按一下 [確定]。

從命令列設定網站使用確認及自動刪除

您還可以從命令列設定確認及自動刪除，方法是使用 setproperty 作業及下列內容：delete-web-send-email、dead-site-notify-after、dead-site-num-notifications、dead-site-auto-delete 及 job-dead-site-delete。如需相關資訊，請參閱命令列內容。

自訂通知文字

有兩個版本的確認電子郵件通知，一個僅當啟用網站使用確認時使用，另一個在也啟用自動刪除時使用。通知電子郵件訊息的文字儲存在伺服器之 \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\60\TEMPLATE\LCID\XML 資料夾的 DEADWEB.XML 檔案中，其中 LCID 是地區識別碼。您必須是伺服器電腦的管理員才能檢視或變更此檔案。每個語言版本都有不同版本的電子郵件訊息。如果您以多種語言管控網站集合，請確定還要自訂通知電子郵件訊息的指定語言版本。