關於管理未使用的網站集合

在 Microsoft Windows SharePoint Services 中，新的管理選項可讓您自動傳送通知到網站集合擁有人，要求他們確認其網站集合正在使用中。您也可以自動刪除未經確認的網站集合。這些功能會為您提供一種方法，來控制伺服器上未使用網站的數量。

使用確認與提醒相似。當您建立網站集合時，Windows SharePoint Services 會將其新增至資料庫並記錄為使用中網站。經過一段特定時間後，Windows SharePoint Services 會傳送電子郵件通知給網站集合擁有人，詢問擁有人是要重新啟動還是要刪除未使用的網站集合。電子郵件通知包含確認網站集合是在使用中或是刪除網站集合的連結。Windows SharePoint Services 傳送通知後，可能會出現三種結果：

• 如果網站在使用中，網站集合擁有人會確認網站集合處於使用中，Windows SharePoint Services 會保留網站集合。當擁有人按一下確認連結時，會更新網站的憑證日期。
• 如果網站集合未在使用中，擁有人可藉由遵循電子郵件通知中的說明來刪除網站集合，也可以不執行任何操作。擁有人會繼續接收到定期的電子郵件通知 (由虛擬伺服器管理員指定間隔)，直到擁有人確認網站集合在使用中或刪除該網站集合為止。
• 如果網站集合未在使用中，且您啟用了自動刪除功能，則 Windows SharePoint Services 會向網站集合擁有人查詢數次 (次數特定)。如果網站集合擁有人未確認網站集合的使用，Windows SharePoint Services 就會自動刪除該網站集合。

您可以使用自動刪除來刪除不需要的網站集合，無需任何人工管理介入也無需任何備份機制。若要防止網站集合在沒有任何通知的狀況下被刪除，必須在啟用自動刪除之前，啟用網站集合使用確認。而且，Windows SharePoint Services 必須永遠在刪除網站集合之前，至少傳送給網站集合擁有人兩個確認通知。可以使用 [SharePoint 管理中心] 頁面或從命令列來設定自動刪除。如需相關資訊，請參閱 Windows SharePoint Services Resource Kit。除預設所包括的這些基本保護措施外，還建議您考慮下列最佳措施：

• 使用者在建立網站集合時，要求第二位連絡人。

  網站集合的建立者預設會列示為網站集合擁有人。根據您的設定，使用者也必須指定網站集合的第二位連絡人。Windows SharePoint Services 會自動傳送確認通知給網站集合擁有人及第二位連絡人 (如果存在的話)。

• 在兩次確認之間及自動刪除之前設定合理的間隔。

  例如，如果在四星期內找不到網站集合擁有人，且 Windows SharePoint Services 會在四次收不到每週一次的確認後即刪除網站集合，則 Windows SharePoint Services 可能會刪除該網站集合，而不再允許使用者確認使用。如果您在公司內部啟用此功能，請確保在設定確認及刪除間隔時，考慮到了組織中關於渡假及休假的原則。

• 定期備份網站集合，以便一旦 Windows SharePoint Services 不小心刪除網站集合，您還可以還原最近的複本。

  例如，如果您設定在每月的第五天執行確認及自動刪除，請在第四天備份伺服器。若要自動執行此程序，請在 Microsoft SQL Server 中建立儲存的程序，以檢查網站表格並自動備份排程要刪除的所有項目。

設定網站集合使用確認及刪除

建議您設定下列設定來控制網站集合使用確認與自動刪除之間的時間長度：

• 何時開始傳送網站集合使用確認通知

  初始通知值控制 Windows SharePoint Services 何時將第一個確認通知傳送到網站集合。此值不控制通知的頻率，僅控制傳送第一個通知之前要等待的天數。

• 檢查需要確認之網站集合的頻率及傳送通知的頻率

  頻率值會影響 Windows SharePoint Services 檢查伺服器的頻率及 Windows SharePoint Services 傳送確認通知的頻率。如果您將頻率設定為每週，則 Windows SharePoint Services 會每週檢查一次伺服器，且 Windows SharePoint Services 也會在檢查伺服器後立即傳送每週通知。

• 何時執行檢查及傳送通知

  變更此時間以適應您的環境。例如，如果您的大部份使用者是白天在線上使用伺服器，請選擇夜裡伺服器不太忙的某個時間。

• 允許自動刪除前傳送多少個通知

  調整此數字以確保在 Windows SharePoint Services 刪除網站集合前，網站集合擁有人會接收到通知。通知的數目也相依於頻率，因此，如果指定每日檢查，且在刪除前提醒三十次，則 Windows SharePoint Services 會在刪除網站集合前的一個月內，每天通知網站集合擁有人一次。

根據您組織的要求來設定這些時間。在使用者可能需要長期儲存資料的較大組織中，請指定較長的間隔。例如，180 天後傳送通知，每月通知一次，六個月無確認後刪除。如果您管控免費的客戶網站，可選擇縮短這些間隔。例如，45 天後傳送通知，每週通知一次，四週後刪除。如果您管控付費的客戶網站，則不能使用此功能，除非您有可讓您在要求時還原網站的自動備份策略。

下列表格顯示您在 [使用確認及自動刪除來設定網站集合] 頁面上會看到的每個設定及預設值與最小值。

在使用以上預設值的分析藍本中，Windows SharePoint Services 在 90 天後傳送第一個通知。Windows SharePoint Services 會在之後的五週內每週傳送一次通知。在初始通知後的第六週，如果網站集合擁有人或第二位連絡人沒有確認網站集合的使用，Windows SharePoint Services 會刪除該網站集合。如果在任何一次通知時，網站集合擁有人或第二位連絡人確認了網站集合的使用，則 Windows SharePoint Services 會重設計數，且在 90 天內不會再傳送其他電子郵件通知。

附註  如果由於任何原因，Windows SharePoint Services 無法傳送電子郵件通知，則 Windows SharePoint Services 不會增加計數。例如，如果 Windows SharePoint Services 傳送了三個通知，但無法傳送第四個通知，那麼在 Windows SharePoint Services 成功傳送出第四個通知之前，計數不會遞增。

Microsoft SharePoint Timer Service 執行定好時間的工作，如確認與自動刪除功能。您在這裡所指定的時間及間隔，與使用 Windows SharePoint Services 中的 SharePoint Timer Service 所執行的任何其他工作均遵循相同的原則。

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