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每次當檔案存入文件庫時，[圖片及文件版本設定] 會儲存檔案備份。這個功能在您要保留檔案變更歷程、於變更錯誤而要將檔案還原至前一版或不慎刪除檔案時，十分有用。如果文件庫中存有您或小組的重要資訊，建議您開啟版本設定。但是開啟版本設定後，需要更多的網頁伺服器儲存體空間。如果網頁伺服器的磁碟空間不多、文件庫中的檔案並不重要或是使用其他方法來備份，就不宜開啟版本設定。
版本設定能讓您進行下列操作：
為每個站台建立的 [共享文件] 文件庫，預設會關閉 [圖片及文件版本設定]。建立新文件庫時，您可以選擇開啟版本設定。這表示您可以為有重要資訊的文件庫開啟版本設定，並為不需要版本設定的文件庫關閉版本設定。