關於會議工作區網站

在過去，您需要鍵入議程，並將文件附加到行事曆及電子郵件程式中的會議邀請函。現在，您可將該資訊置於「會議工作區」網站中，以便受邀請者可隨時對其進行存取，來檢視、 編輯或新增資訊 (視其權限而定)。

1 無需在會議邀請中鍵入議程 …

2 … 無需向其附加文件 …

3 … 只要新增跳到「會議工作區」網站的連結即可。

1 當受邀請者按一下連結時 …

2 … 「會議工作區」網站會在其瀏覽器中開啟，您可在其中查看及使用議程、文件及其他會議資訊。

集中資訊表示多個人可一同在內容上進行操作，他們將總是看到最新版本，而您無需在每次內容更新時透過電子郵件系統傳送大型檔案。

如果能夠從所使用的內部網路或網際網路位置使用 Windows SharePoint Services，且存在可在其下建立「會議工作區」網站的 SharePoint 父網站，則可從各種位置建立「會議工作區」網站。您可以從 Windows SharePoint Services 相容的行事曆及排程應用程式 (如 Microsoft Office Outlook 2003)、從現有的「會議工作區」網站 (雖然無法將工作區作為子網站建立到現有的「會議工作區」網站)、從內部網站上的 Windows SharePoint Services 或 Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 網站，或從管控 Windows SharePoint Services 的外部網站，來建立工作區網站。對於在公司內建立的工作區網站，可將與您處於同一信任的網域且具有有效電子郵件地址的任何人，邀請到該工作區。對於在外部網站上建立的工作區，可邀請具有有效電子郵件地址的任何人。

電子郵件邀請函與工作區網站之間的互動，視所使用的電子郵件程式的不同而異。如果使用 Office Outlook 2003 與 Microsoft Exchange Server 電子郵件帳號，來設定「會議工作區」網站，則指向工作區網站的連結會自動新增到會議邀請的本文。Outlook 也會與工作區網站進行通訊，自動將主旨、與會者姓名、日期、時間及位置從會議邀請新增到工作區網站。如果稍後在 Outlook 中變更與會者姓名、日期、時間或位置，則 Outlook 會自動更新「會議工作區」網站中的資訊。

附註  如果從工作區網站中更新與會者，則需要切換回 Outlook，才能更新邀請中的該資訊。

如果使用 Outlook 之外的電子郵件程式，請參閱其文件以取得相關資訊，或連絡您的系統管理員。

工作區網站由一或多個頁面組成，其中包含計劃、進行或追蹤會議時所使用的一般資訊清單及會議詳細資料。「會議工作區」網站的清單通常包括 [目標]、[議程]、[與會者]、[決策] 及 [工作]。除了清單之外，還可新增文件庫及圖片庫 (使用者可在其中儲存與會議相關的資料)。清單及文件庫預設是顯示在首頁上 (視建立工作區時所選擇的範本而定)。

在首頁 (或您新增的任意其他新頁面) 上，資訊會分為：稱為網頁組件的各個部份。存在每種清單或文件庫，及可新增到工作區網站之其他種類資訊的「網頁組件」。

如果工作區網站不包含所需的全部資訊，或您不喜歡所建立之工作區網站的版面配置或外觀，則可進行自訂。

1 會議的標題、日期、時間及位置

2 頁面索引標籤

3 自訂工作區網站的功能表

4 網頁組件中顯示的議程清單

5 網頁組件中顯示文件庫

如果使用與 Windows SharePoint Services 相容的「即時訊息」程式 (如Microsoft Windows Messenger、Microsoft MSN Messenger 或 Microsoft Exchange Instant Messaging Service)，則可從工作區網站中的 [與會者] 清單內使用該程式與其他與會者通訊。如果與會者在線上，則可要求其到工作區網站去，以便與您合作。

為其建立工作區網站的會議不會發生在「會議工作區」網站中。會議本身由人員透過電話或會議應用程式 (如 Microsoft Windows NetMeeting) 進行。不過，您可在會議期間檢視工作區，並對其進行更新。例如，您可更新與會者清單，以指出實際參與的人員、列出決策、追蹤工作及發佈會議記錄 —從而產生會議的完整記錄，以供將來參考。