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在「會議工作區」網站中，與會者是被邀請參加實際會議的人員，都列示在 [與會者] 清單中。在所有的 Microsoft Windows SharePoint Services 網站中，使用者是在網站上擁有帳號的人員，該帳號授權使用者可存取該網站。
使用者列示在工作區網站的「網站管理」區域下。與會者名稱也顯示在使用者清單中。但您可能想要 [與會者] 清單中未出現的使用者名稱。例如，您可能代理了將工作區中的某些內容更新給管理助理的工作，但該助理不必參加實際的排程會議。因此，該名稱就不會出現在 [與會者] 清單中。
為了控制使用者 (及與會者) 在網站上可執行或查看哪些內容，預設會將他們指定到「參與者」網站群組。「參與者」網站群組指定有預設的權限。您可以選擇性地將使用者指定到其他網站群組，或變更與網站群組相關的權限。與會者是否會新增至使用者清單及是否會自動授與其工作區網站的權限，由您所使用的「會議工作區」網站及如何新增與會者而定。