| |||||
| |||||
Microsoft Windows SharePoint Services 併入將文件庫連結到基於 Microsoft Exchange 2000 或更新版本之公用資料夾的功能。附加到公用資料夾中郵件的任何文件，都可以自動插入文件庫；然後文件庫會顯示該文件，以及寄件者地址、主旨行及將附件插入文件庫的日期與時間。請注意，電子郵件訊息的本文不會予以保留。它會留在公用資料夾中，但不會傳送到文件庫。
使用者可以輕易地向公用資料夾傳送帶有附加文件的電子郵件，該文件會自動新增到 SharePoint 網站上正確的文件庫。例如，如果您使用 XML 範本存放發票資訊，則使用者可以填寫 XML 發票，並使用電子郵件將其傳送到公用資料夾。然後該 XML 檔案會被張貼到文件庫，用於累積成更大的發票報表，以便更易取得。
因為此功能依賴電子郵件來傳送文件，所以它與所有電子郵件訊息使用相同的安全性原則。在啟用此功能之前，您應當注意下列問題及弱點：
此功能遵守文件庫被拒的副檔名原則。副檔名在伺服器層級被拒的任何文件，都會被拒絕新增至可使用電子郵件的文件庫。例如，如果檔案的副檔名為 .exe，您將其傳送到公用資料夾，則該檔案不會傳送到文件庫。如需被拒檔案類型的相關資訊，請參閱設定被拒的檔案類型。
Microsoft SharePoint Timer 服務控制檢查公用資料夾新附加文件的時間。當 Timer 服務項目執行時，該服務會檢查公用資料夾中的新文件，並將它們插入文件庫。SharePoint Timer 服務只插入文件，它不更新、覆寫或刪除文件。如果將同一文件多次新增到公用資料夾，則該文件會在文件庫中多次出現。不過，文件庫中的每個文件都有唯一的檔名 (藉由向檔名結尾新增數字自動產生，如新增 1，這樣第二次新增 filename.doc 時它會變為 filename1.doc)。
您可以針對任何文件庫，或基於文件庫範本的任何清單使用此功能，如圖片庫或自訂文件庫。傳送到文件庫的資料以及文件都是固定的。插入文件時，會忽略文件庫內容中指定的其他任何欄位 (甚至必要欄位) 。
啟用此功能之前，您必須先設定 Exchange Server 公用資料夾使用 Windows SharePoint Services。設定此功能之後，您必須繼續從 Exchange 內執行公用資料夾管理工作。
若要使用此功能，您必須使用 Exchange 2000 Server 管理工具執行下列動作：
如果您偏好不向應用程式集區帳號授與存取權，則可以向匿名使用者帳號授與讀取公用資料夾的權限。這種方法與向應用程式集區帳號授與存取權相比，較為不安全。
如需 Exchange 2000 中管理公用資料夾及管理使用者存取權的相關資訊，請參閱 Exchange 2000 Server 文件。
若要啟用此功能，您必須是本機伺服器系統管理員，或是 SharePoint 系統管理員群組的成員。您可以藉由在 [虛擬伺服器一般設定] 頁面中輸入 Exchange 伺服器名稱來啟用此功能。在您為虛擬伺服器啟用此功能之後，該虛擬伺服器上的任何網站系統管理員都可以在其網站上為文件庫啟用此功能。
如果啟用 Internet Explorer 增強型安全性設定，可使用電子郵件的文件庫功能便會因為驗證錯誤而無法使用。若要解決此問題，請執行下列其中一項動作：