關於舊版相容文件庫的核准程序

在舊版相容的文件庫裡，您可以在將文件發佈在入口網站之前，使用一套核准程序，檢閱與核准在增強資料夾裡的文件。在您核准文件以後，公開的版本就會自動建立。指定為該文件所在資料夾之讀者的使用者，就能在入口網站上搜尋與檢視此文件。

• 建立子資料夾時，會繼承父資料夾的核准程序及角色指定。不過，子資料夾不會繼承父資料夾後續的任何核准程序變更。您必須個別管理每個資料夾的核准程序。
• 或者，您也可以為個別的資料夾與子資料夾建立不同的核准程序設定，方法是按一下特定資料夾 [屬性] 頁的 [核准] 索引標籤。

  附註  您可以變更核准程序本身，不過這只會影響在變更完成後才送出核准的文件。對於資料夾核准程序的變更，並不會影響到已經擱置核准的文件。

• 如果您選擇不要設定核准程序，Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 在收到送出的文件後，就會不經過檢閱或核准自動發佈文件。

若要設定核准程序，您必須完成以下的工作：

1. 選擇適當的文件核准者。
2. 提供核准者的電子郵件位址，讓 SharePoint Portal Server 在準備好要檢閱的文件時提醒他們。這點並不是必要的，不過卻是建議的做法。如果您未提供電子郵件位址，使用者就無法獲得電子郵件的提醒，而只會在入口網站上看到核准的要求。
3. 在文件送出而需要核准者檢閱時，建立電子郵件並傳送給核准者。
4. 選擇核准途徑。

   SharePoint Portal Server 具有兩種核准途徑選項：序列與平行，說明如下。

   

   • 序列核准 (一個接一個)。當作者使用 [發佈] 指令送出文件之後，「核准者」清單上的第一位成員會從電子郵件收到核准的要求。清單的第一個人員完成核准之後，清單的下一個人員就會被要求核准文件，依此類推。直到清單上的所有核准者都核准文件以後，SharePoint Portal Server 才會發佈文件。如果清單上有任何人員拒絕該文件，SharePoint Portal Server 就會取消核准程序，並將該文件以存回狀態送回文件庫。
   • 平行核准 (一次全部)。這個核准模式是基於發佈文件所需的核准數目而定。協調者可以選擇兩種策略之一：一次核准即可發佈文件，或是所有的核准者都必須核准才能發佈文件。在作者使用 [發佈] 指令送出文件之後，SharePoint Portal Server 會向所有核准者送出核准的要求。核准電子郵件會將文件的位置告知核准者。如果必要數目的核准者核准了文件，SharePoint Portal Server 就會將之發佈。如果文件並未獲得必要數目的核准，SharePoint Portal Server 就會取消核准程序，並將文件以存回狀態送回文件庫。做為一位協調者，您可以使用 [跳過核准] 指令或 [取消發佈] 指令，停止核准程序。如此對於正在核准程序中的文件，但有一或多位核准者卻無法工作的情況頗有幫助。[跳過核准] 指令會跳過所有剩餘的核准者，並將文件發佈在入口網站上。[取消發佈] 指令能取消核准程序，並將文件以存回、未發佈的狀態送回文件庫。

     重要  如果您同時兼任資料夾的協調者與核准者，在收到核准要求之後，就可以在同一個功能表上使用 [核准]、[跳過核准]、[拒絕] 及 [取消發佈] 等選項。請確定在要核准或拒絕文件時，不會意外選擇到 [跳過核准] 或 [取消發佈]。

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