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在使用者可以存取舊版相容文件庫的內容之前，您必須先為該使用者指定一個角色。角色會將如存回、取出、發佈及核准等動作，新增到傳統的檔案存取權限中，例如：讀取、寫入及變更等權限。為使用者指定特定的角色，就會讓使用者能執行特定的工作。
每位使用者可以在文件庫裡擁有多個角色。例如：在某個資料夾裡，使用者可以是讀者的角色，而在另一個資料夾裡，相同的使用者卻可以是作者。您也可以將管理工作分配給多位協調者。例如：在文件庫階層中，您可以讓協調者管理文件設定檔及文件庫安全性。而在資料夾階層中，您則能委託他們管理資料夾階層安全性、選擇適當文件設定檔，以及為這些資料夾的內容指定核准程序的責任。
您可以在文件庫階層指定角色給使用者。這份使用者及其角色的清單，將被繼承該階層之安全性設定的所有資料夾所繼承。若要在文件庫階層指定角色給使用者，請開啟文件庫的 Web 資料夾，再開啟 [工作區設定]，並按一下 [安全性] 索引標籤。若要指定角色給文件庫裡的個別資料夾，您必須編輯個別資料夾的屬性以設定這些角色。
附註 個別資料夾的安全性設定會決定使用者在舊版相容文件庫中所見的一切。這表示在文件庫階層被指定角色的使用者，在資料夾階層不一定擁有相同角色。例如：如果您在文件庫階層，將使用者指定為讀者角色，則該使用者在繼承此階層之安全性的所有資料夾中，都會是讀者角色的成員之一。如果您在資料夾階層，將相同的使用者指定為協調者角色，該使用者就只會是此資料夾的協調者。
當您新增使用者到舊版相容文件庫時，使用者的預設角色會是讀者，這讓使用者能檢視文件庫裡所有已發佈的文件。如果要允許使用者修改文件或管理資料夾，您必須指定新的角色給使用者。根據預設，在您建立舊版相容文件庫時，Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 會將所有資料夾的讀者角色指定給 Windows 的 Everyone 群組。這表示在您網域裡的所有人都能閱讀已發佈的文件。
您也可以從現存的 Windows 網域，或是本機使用者及群組中，選擇使用者並指定角色給他們。您可以在伺服器本機，或是在伺服器為其成員的網域中，定義這些使用者與群組。
附註 強烈建議您在指定使用者角色時，採用網域使用者及群組帳號。當在另一部伺服器上編目內容時，SharePoint Portal Server 無法從 SharePoint Portal Server 電腦識別本機使用者的伺服器帳號。
SharePoint Portal Server 會在文件庫階層，將協調者角色指定給本機管理員群組。所有本機管理員群組的成員都可以將自己或其他人新增為協調者，並設定任何資料夾或文件的安全性。這個群組的角色是無法移除的。如果發生意外或惡意所造成的事件，導致資料夾無法被應該能存取者使用時，本機管理員群組的成員始終能還原文件庫與個別資料夾的角色。
附註 拒絕某份文件的存取，無法影響本機管理員群組存取該份文件。