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員工可能會覺得龐大且複雜的資訊來源 (例如多個檔案共用) 很難組織及使用，因為幾乎沒有適當的組織化框架。如網站、電子郵件伺服器及資料庫等資訊來源越多，困難度也就越高。
員工在與他人合作處理文件方面也有困難。重要的文件可能會遺失、覆寫或很難找到。為了協助文件順利發展，避免這些常見的問題，Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 包括了文件庫。
入口網站的文件庫與 SharePoint Portal Server 2001 文件庫是相容的，並以文件存放為基礎。舊版相容文件庫包括下列功能：
若要讓文件的尋找、組織及共同處理更簡單，也可以使用下列入口網站功能：
主題 若要讓他人更容易尋找文件，可以將文件新增到 [主題] 區域的相關子區域 中。
我的網站 若要更輕鬆地管理您自己的文件及其他您有興趣的項目，入口網站可以幫您建立個人網站。這個網站稱為「我的網站」，讓您從可以依您的需要自訂的地方來獲得這項資訊。
文件工作區網站 「文件工作區」網站是以 Microsoft Windows SharePoint Services 為基礎的網站，具有讓群組共用檔案、參與討論及共同處理文件的功能。
附註 SharePoint Portal Server 也會整合 Windows SharePoint Services 可以使用的文件庫功能。