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員工可能會在與他人共同使用文件、控制文件的存取，及在組織中發佈文件時，遭遇到許多困難。重要的文件也可能會遺失、遭到覆寫，或是難以尋找。Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 提供許多功能幫助您簡化文件的開發過程，並避免這些一般的問題。
除了 SharePoint 清單與文件庫，SharePoint Portal Server 提供選用的舊版相容文件庫，幫助您管理文件。其中的功能包括：
SharePoint Portal Server 可協助您和其他人共同作業、從檢閱者取得回應、以描述性資訊 (如關鍵字) 識別文件，及向廣大的對象發佈文件。